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Qu’est-ce que la méthode 5S et pourquoi vous devriez l’appliquer?

La méthode que l’on nomme 5S existe depuis près de 75 ans, elle a donc fait ses preuves à travers bien des époques. Cette pratique japonaise a vu le jour dans des usines de production et elle permet d’optimiser les conditions de travail de façon à améliorer tous les aspects de la production d’une entreprise. Bien qu’elle soit initialement conçue pour des environnements manufacturiers, la méthode 5S peut également être appliquée avec succès dans des entreprises de services, telles que les bureaux, les hôpitaux, ou les établissements de services financiers, pour améliorer l’organisation et l’efficacité. Bien sûr, il existe d’autres astuces pour se pencher sur l’efficacité de nos méthodes, que vous pouvez découvrir dans notre article “L’amélioration continue, par où commencer?”, mais attardons-nous sur les avantages de la méthode 5S.

Quelles sont les cinq S?

Les 5 S sont : Seiri (Trier), Seiton (Ranger), Seiso (Nettoyer), Seiketsu (Standardiser) et Shitsuke (Soutenir). Probablement que ces mots ne vous disent rien, mais leur signification vous permettra de mesurer l’importance de ces actions pour viser une amélioration continue de vos processus. Voici leur définition :

1. Seiri (trier et ordonner)

La première étape des 5S, Seiri, consiste à trier et à ordonner. Dans une entreprise de services, cela pourrait signifier, organiser les documents papier et électroniques. Par exemple, trier les dossiers clients ou les factures pour éliminer ceux qui sont obsolètes ou inutiles.  C’est comme un grand ménage où l’on évalue l’utilité de chaque objet sur le lieu de travail. Du trombone qui traîne aux affaires encombrantes, tout est examiné pour déterminer s’il est vraiment nécessaire et utilisé régulièrement. Cette étape permet de libérer de l’espace et d’éliminer les distractions, favorisant ainsi un environnement de travail plus efficace et organisé.

2. Seiton (ranger)

Une fois qu’on a trié ce qui est utile et ce qui ne l’est pas, voilà maintenant le moment de placer les items en fonction de leur utilité. Ce que vous utilisez le plus souvent devrait être à portée de main, et ainsi de suite. Dans un bureau d’avocats, cela signifie ranger les documents et les outils de manière logique et accessible, par exemple, les dossiers actifs à portée de main et les archives dans une salle dédiée. L’espace de travail doit permettre d’économiser du temps et d’améliorer la productivité puisque chaque chose aura sa place. Le marquage est particulièrement efficace à cette étape, marquez au sol, au mur ou sur le poste de travail l’emplacement de chaque objet.

3. Seiso (nettoyer et entretenir)

Seiso, la troisième étape des 5S, consiste à nettoyer et à entretenir.  Dans une agence de marketing, cela peut inclure le nettoyage régulier des bureaux, des équipements informatiques, et des espaces de réunion pour assurer un environnement de travail propre et inspirant. Après avoir trié et rangé, il est essentiel de maintenir un environnement de travail propre et bien entretenu. En plus de garantir la propreté, cet entretien régulier permet de détecter les fuites ou les bris potentiels, de vérifier les niveaux de stock et de maintenir l’organisation établie lors des étapes précédentes.

4. Seiketsu (standardiser ou maintenir la procédure)

Pour que la démarche 5S devienne une mesure permanente, il faut en maintenir les acquis. Dans une banque, cela peut se traduire par la mise en place de procédures standardisées pour l’organisation des bureaux et des dossiers, et la création de check-lists pour les tâches quotidiennes de nettoyage et de rangement.  Planifier un calendrier à respecter pour les étapes et des règles à suivre pour les employés. Il peut être judicieux de définir les rôles et responsabilités de chacun dans les étapes du processus.

5. Shitsuke (rigueur et pérennité)

Cette dernière étape est de perpétuer le changement d’habitude en prévoyant une formation pour les nouveaux employés, en réalisant des audits de façon cyclique pour s’assurer que la rigueur est maintenue. Il est judicieux de démontrer les avantages recueillis depuis la mise en œuvre de la méthode 5S dans l’entreprise.

Les avantages de la méthode 5S

La méthode 5S est considérée comme une étape charnière pour favoriser l’amélioration continue dans vos opérations. En ayant un environnement de travail ordonné et propre, il devient plus sécuritaire et performant, enclin à une meilleure productivité. Ces avantages vont donc impacter sur les conditions de travail de vos employés et diminuer les pertes de temps et du gaspillage. Que vous soyez dans un environnement industriel ou un secteur de services, votre espace de travail, démuni d’objets inutiles, organisé de façon à repérer rapidement les bris ou les manques, en ayant à portée de main les items nécessaires, sont tous des avantages non négligeables au bon fonctionnement de vos opérations.

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