Les communications peuvent parfois être complexes ou incomprises, mais elles sont pourtant omniprésentes dans toutes les entreprises. Ses différentes formes et son importance méritent définitivement que l’on s’y attarde lorsque vient le temps de penser stratégie.
Il faut savoir que la communication en entreprise est un facteur essentiel à prévoir et planifier. Une grande partie du budget annuel doit être pensé pour appuyer la stratégie de communication. Cela étant dit, comment faire pour instaurer cette stratégie afin qu’elle soit efficace et efficiente?
D’abord, vous devez avoir un employé qui s’occupe des communications. Vous ne pouvez pas refiler la responsabilité à n’importe qui. Cela vous permettra d’assurer l’uniformité de vos communications et d’élaborer des plans afin d’avoir une vision et une vue d’ensemble de vos actions. Définir des processus permet aussi d’éviter les malentendus, d’assurer la coopération entre les différents acteurs dans l’entreprise et d’orienter les équipes quand vient le temps de communiquer entre elles ou avec des clients. Un appel, une rencontre, un courriel ou un communiqué de presse? Vous serez à même de bien cerner le moyen à privilégier quand vous saurez à qui vous vous adressez.
Soyez sans crainte, l’objectif n’est pas de brimer la flexibilité, mais plutôt d’avoir une ligne directrice à adapter en fonction des contraintes et opportunités émergentes.
Il est aussi primordial de différencier les types de communication afin de bien définir à qui vous vous adressez. Les personnes qui reçoivent vos messages influencent vos actions à prévoir.
S’agit-il d’une communication interne ou externe? C’est-à-dire, à l’intérieur de l’entreprise ou plutôt en dehors du cadre de celle-ci. Vous ne pouvez pas partager l’information de la même façon. Votre ton et vos objectifs ne seront pas les mêmes si vous parlez à des employés, des fournisseurs, un média ou des clients potentiels. Vous pouvez aussi pousser votre réflexion plus loin. Votre communication est-elle dirigée envers une seule personne (un à un), un groupe ou au grand public (masse). En fonction du public, vous n’utiliserez pas le même canal (moyen) de communication.
Le succès de votre stratégie de communication se trouve probablement dans cette section. Pour que celle-ci fonctionne, vous devez permettre à votre cible (public) de s’exprimer afin de vous donner une rétroaction. Dans chacune de vos communications, il se crée du bruit autour du message, ce qui fait que plusieurs facteurs peuvent nuire à la bonne compréhension. La clé: écoutez ce qu’ils vous disent en retour.
Même si, pour vous, le message est clair et évident, chaque personne possède sa propre perception. Il se peut donc que l’information ne se rende pas à destination. Peut-être faut-il ajuster votre façon de communiquer ou l’intention du message, mais dans tous les cas vous devez pouvoir évaluer vos résultats.
Notre dernier conseil et non le moindre: ne négligez jamais vos communications avec les gens autour de vous, car l’absence de communication est une forme de communication. Pour en savoir plus, inspirez-vous de l’article réalisé avec Victor Henriquez, président de Public Stratégies et Conseils dans sa conférence avec l’EEB.
Si vous ne diffusez pas assez d’information et que vous n’établissez pas les attentes, cela peut mener à des dérapages tant à l’interne qu’à l’externe. La collaboration, l’esprit d’équipe et les bonnes relations passent par une bonne stratégie de communication. Vous pourrez alors augmenter la notoriété de votre entreprise et valoriser son identité. Soyez créatif et innovant dans vos façons de faire, et surtout, vos communications doivent être bidirectionnelles.
